Dématérialisation Des Processus De Recrutement
La dématérialisation des documents et des processus métiers en entreprise 1600 635 Partitio // 7 mars 2022 10 mars 2022 La dématérialisation est au cœur de la transformation numérique des entreprises. Ces dernières sont d'ailleurs de plus en plus conscientes que la dématérialisation est synonyme de performance et de productivité. Pour commencer, la dématérialisation permet de remplacer les documents papiers par des documents numériques ou numérisés. Cette démarche peut paraître complexe, et pour cause, au delà de la simple action de numériser, la dématérialisation se réfléchit en amont en fonction des processus métiers existants dans l'entreprise. Avant de vous lancer dans un projet de dématérialisation, il est important de comprendre ce terme et également de connaître ses défis et avantages. La dématérialisation, qu'est-ce que c'est? L'entreprise interagit avec ses clients, ses fournisseurs qui eux basculent ou ont déjà basculé vers la dématérialisation. L'entreprise doit alors se mettre à niveau pour ne pas être en retard et sous performant par rapport à son environnement.
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La dématérialisation est un bon moyen pour adopter la démarche « Zéro papier », car le document ne passe pas par la case impression et est généré directement en document numérique (facture, fiche de paie, contrat, etc. ) via les logiciels métiers. Les défis et les avantages de la dématérialisation Lorsqu'une entreprise fait appel à la dématérialisation c'est généralement pour répondre à deux grands défis. D'une part pour digitaliser les processus métiers et digitaliser les flux documentaires et d'autres part pour automatiser intelligemment les processus métiers pour facilité le travail des collaborateurs et leur permettre de se concentrer sur des tâches à réelles valeurs ajoutée. Une fois relevés, ces défis offrent à l'entreprise des avantages multiples, comme par exemples: Gain de temps vis-à-vis du traitement papier et réduction des coûts associés Modification des documents à distance Accès rapide à toutes les données Réduction du nombre d'erreurs de saisies Traçabilité et indicateurs de performance Gain de temps et de productivité grâce à l'automatisation de certaines tâches Cette liste est bien entendu non exhaustive car les avantages sont directement liés au projet de dématérialisation.
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Et même en France, les factures numériques ne remplacent pas les factures en papier. Ainsi, il est plus précis de définir la dématérialisation en d'autres termes. Il s'agit du passage d'un support en papier vers un support électronique. Dans la pratique, la notion de dématérialisation s'applique à des échanges de documents entre partenaires. Ce partenariat peut être entre un client et un fournisseur par exemple. Dans un sens plus large, le concept de dématérialisation est valide dans toute procédure de digitalisation. Par exemple, à partir de dossiers physiques dans une bibliothèque d'archive, vous obtenez une bibliothèque numérique. Suivez ce lien pour enrichir votre connaissance sur le sujet. Cette procédure conquiert peu à peu le champ des transactions commerciales. Elle permet de rendre fluide et efficace le partage des informations. Cette procédure de digitalisation aboutit à la création de base de données. Avec un logiciel approprié, il devient facile et rapide de trouver un dossier dans cette base.
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** Si vous souhaitez approfondir cette méthode d'amélioration continue, cet article devrait vous fournir toutes les informations souhaitées. Dans la suite de cet article nous vous détaillons chacune de ces règles d'or qui sont autant d'étapes dans votre projet de dématérialisation. Nous illustrerons chaque étape d'un exemple précis: celui de l'entreprise de Monsieur V qui souhaite dématérialiser ses factures clients. Planifier. Comment organiser la dématérialisation de mes documents d'entreprise? Au début de votre projet et afin d'affiner celui-ci, il s'agit de préciser vos besoins et objectifs mais aussi de questionner les collaborateurs qui seront concernés par ce projet de dématérialisation. Parmi les questions à se poser: Quels sont les documents et processus à dématérialiser en priorité? Quelles sont les règles à respecter sur ce type de document? Quels sont les objectifs à atteindre grâce aux nouveaux process? Quels indicateurs choisir pour mesurer ces objectifs? Quels sont les activités et services touchés par ce projet démat'?
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L'utilisateur n'a ainsi qu'à saisir les références de son document pour le retrouver sans même avoir à se déplacer. Pour la consultation, c'est également beaucoup plus rapide, car le temps pris pour la numérisation est vite rentabilisé. En ce qui concerne la diffusion, les choses sont aussi simplifiées. Extirper un document d'une archive pour le photocopier, préparer un courrier postal, et ensuite veiller à replacer au bon endroit la copie originale peut constituer une contrainte assez lourde dans une journée de travail. Grâce à la dématérialisation tout se fait en quelques clics. Un gain de temps qui va de pair avec l'économie réalisée. On rentabilise en effet bien davantage les journées de travail, car les collaborateurs sont dès lors mobilisés pour une activité plus rémunératrice pour l'entreprise. D'autant que concrètement, la dématérialisation enlève le poids financier des coûts de gestion pour l'entreprise. Les différentes solutions de la démarche Opérer une dématérialisation de ses processus prend différentes formes, chacune étant adaptée à l'objectif fixé par la démarche.
Une bonne classification de ces données permet une navigation facile et rapide. Il se peut que des remises en forme soient effectuées sur les copies numérisées. Ainsi, par rapport à son état d'origine, il y a des modifications. Chaque modification doit être notée dans une fiche. Il faut surtout donner l'heure et la date de cette étape. Dans ce cas, un horodatage ou Timestamp est préconisé. Enfin, toutes les copies doivent être certifiées conformes à l'original. Pour ce faire, l'organisme compétent doit apposer une signature numérique sur les copies dans le serveur. Chaque modification du fichier nécessite également une telle certification. À la fin de ces étapes, vos documents acquièrent une validité juridique. Le cas particulier de la facture La facture est une pièce très importante dans les échanges commerciaux. Elle prouve la véracité des transactions. En plus, elle permet de contrôler le montant des TVA. Seulement, la loi française exige de conserver la facture en papier pour une durée de 10 ans.