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Tenir ce fichier permet: de se préparer à d'éventuels contrôles fiscaux d'améliorer tout ce qui est contrôle interne, car il peut être utilisé par différents services au sein de l'entreprise afin d'identifier des erreurs récurrentes et de les corriger de fluidifier les audits externes et de les rendre plus fructueux de servir de langage commun dans un groupe constitué de sociétés utilisant différents ERP C'est une source de données très riche. Qui doit fournir le fichier des écritures comptables (FEC)? Les contribuables qui se doivent de tenir une comptabilité informatisée sont concernés par la remise obligatoire du fichier. Cette obligation intervient lors d'un cas de contrôle fiscal. L'obligation d'avoir un FEC Le fichier des écritures comptables doit être envoyé obligatoirement à l'administration fiscale depuis le 1er janvier 2014. Ces normes du « format standard » définissent les types de fichier, mentions, enregistrements et codages des informations. Elles sont obligatoires à compter de l'exercice clos en 2013.

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Depuis le 1er janvier 2014, les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d'un contrôle de l'administration fiscale (article L. 47 A-I du livre des procédures fiscales). Ces fichiers des écritures comptables doivent répondre aux normes codifiées à l'article A. 47 A-1 du livre des procédures fiscales. Afin d'accompagner les entreprises dans le cadre de ce nouveau dispositif, la DGFIP met à leur disposition un logiciel, disponible en téléchargement libre, leur permettant de contrôler le respect des normes édictées. L'utilisation de cet outil, dénommé « Test Compta Demat », est simple, sécurisée et confidentielle. Il fonctionne sur les ordinateurs équipés de Windows XP ou d'une version ultérieure. Soulignons par ailleurs que la loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016 a instauré une nouvelle procédure de contrôle fiscal, dénommée « examen de comptabilité », réservée au contrôle des comptabilités informatisées.

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Le fichier des écritures comptables permet au vérificateur de comptabilité de s'assurer que les déclarations fiscales effectuées par l'entreprise concordent avec les documents comptables qu'elle présente. Il peut alors observer dans le détail les transactions qui ont été passées par l'entreprise. Ce document lui offre un véritable gain de temps puisqu'il peut différer son contrôle de conformité afin de le réaliser depuis son propre bureau. Bon à savoir: ce document doit être remis au vérificateur de comptabilité dès sa première visite sur place. Après utilisation, il est détruit. Qui est concerné par ce document? Toutes les entreprises qui tiennent leur comptabilité à l'aide d'un système informatisé doivent produire un fichier des écritures comptables en cas d'audit comptable. En cas de contrôle fiscal, les services de l'administration peuvent exiger ce document pour vérifier la comptabilité. Votre société est concernée si: elle est soumise à l'impôt sur les sociétés (IS); vous percevez des bénéfices industriels commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) ou des bénéfices agricoles (BA).

Lorsque les FEC sont remis à l'administration, une description est jointe avec des informations venant préciser des éléments concernant le FEC, à savoir: - Le nom, la nature et la signification de chaque zone - La signification des codes - Plusieurs informations techniques pour procéder au bon traitement du FEC Quand doit-on rendre un FEC? Le FEC doit être fourni lors de la réception de l'avis de vérification du contrôleur. Plusieurs supports sont possibles, physiques ou électroniques. L'administration a notamment ouvert un serveur sécurisé pour la transmission de ces documents. Le fait de fournir ces documents de façon informatisée permet également au contrôleur de faire une partie de ses vérifications à distance, et non dans les locaux. La demande de pièces justificatives pouvant donc intervenir plus tard.

July 19, 2024